Tarjetas de diésel: ¿Cómo funcionan y es posible deducir impuestos?

En el escenario empresarial de hoy, una eficaz gestión de los costos operativos es fundamental para mantener la rentabilidad. Es aquí donde las tarjetas de diésel entran en juego, marcando un cambio revolucionario en cómo las organizaciones manejan sus gastos de combustible.

¿Por qué? Porque no solo ofrecen un control exhaustivo sobre los costos de gasolina, sino que facilitan la deducción de impuestos.

Esta combinación de beneficios convierte a las tarjetas de diésel en una solución esencial para las compañías con flotas de vehículos, en un mundo donde cada gota de diésel y cada ahorro fiscal cuenta.

En este artículo, vamos a ver en profundidad esta herramienta: qué son, cómo funcionan, y las múltiples ventajas que ofrece. También, analizaremos cómo obtener estas tarjetas y cómo pueden contribuir a la deducción de impuestos.

¿Qué es una tarjeta de diésel?

Cuando hablamos de una tarjeta de diésel, estamos yendo más allá de lo que una tarjeta de crédito o débito tradicional ofrece; estas son un recurso estratégico de gestión de combustible desarrolladas con el fin de ser el aliado perfecto para las empresas que dependen de flotillas de autos.

Permiten un seguimiento detallado del consumo de gasolina, lo que conduce a un manejo más eficiente y estratégico de las flotillas.

A diferencia de los métodos de pago convencionales, una tarjeta de diésel aporta transparencia y permite ejercer un control profundo sobre los gastos de combustible, ayudando a los negocios a identificar y erradicar cualquier uso inadecuado o no autorizado de este. 

¿Cómo funcionan las tarjetas de diésel?

El funcionamiento de una tarjeta de diésel, aunque simple, es innovador, ya que al utilizarla para la compra de gas, los datos de la transacción quedan automáticamente registrados, proporcionando un detalle profundo sobre la cantidad de combustible comprada, el precio pagado, e incluso el lugar y hora de la compra.

Esto facilita la vigilancia y administración sobre el consumo de diésel, ayudando a las empresas a detectar anomalías y optimizar este, resultando en una gestión más eficiente.

Beneficios de las tarjetas de diésel

Las tarjetas de diésel ofrecen una amplia gama de ventajas que pueden transformar la manera en que tu organización maneja su consumo de combustible.

Aquí te presentamos algunos de los beneficios más significativos que pueden brindar a tu negocio:

Prevención del uso indebido del combustible

Al requerir la autorización para cada compra de gasolina, ayudan a prevenir el uso indebido y no autorizado de combustible, siendo una forma efectiva de reducir los gastos de combustible en un negocio.

Simplificación de los procesos contables

Generan informes detallados y personalizables de los gastos de combustible, que pueden incluir información como la fecha y hora de la transacción, la cantidad comprada, el precio por litro, y la ubicación de la estación de servicio.

Esta facilita la tarea de revisión y análisis de los gastos, permitiendo a las empresas identificar patrones de consumo y posibles áreas de ahorro, lo que reduce la carga administrativa y permite un seguimiento más efectivo de los costos.

Facilitación de la deducción de impuestos

La deducción de impuestos requiere un registro preciso de los gastos que son deducibles y las tarjetas de diésel lo hacen con cada transacción de combustible, proporcionando un historial detallado y fácilmente verificable de estos.

Esto elimina la necesidad de conservar y organizar manualmente los recibos de gasolina, simplificando el proceso de deducción de impuestos.

Descuentos y Recompensas

Algunas tarjetas de diésel ofrecen descuentos y recompensas por la compra de gasolina, lo que puede traducirse en ahorros significativos a largo plazo.

¿Cómo obtener tarjetas de diésel? 

Obtener una tarjeta de diésel para tu empresa es un proceso relativamente simple y directo. Aunque los detalles pueden variar dependiendo del proveedor, estos son los pasos generales que debes seguir:

Investiga proveedores

Es importante investigar y comparar diferentes proveedores de tarjetas de diésel. Debes prestar atención a los beneficios que cada uno ofrece, como descuentos, recompensas, capacidades de informes e integraciones de software.

Solicita la tarjeta

Una vez que hayas seleccionado un proveedor, deberás solicitar la tarjeta. Este proceso generalmente implica completar un formulario con información sobre tu empresa, incluyendo detalles como la cantidad de vehículos en tu flota y tus necesidades de combustible.

Configura tu cuenta

Después de que tu solicitud haya sido aprobada y hayas recibido tus tarjetas de diésel, deberás configurar tu cuenta. Esto puede incluir la creación de PINs para cada tarjeta, la configuración de límites de gasto y la personalización de tus preferencias de informes.

Implementa en tu flota

Ahora sí, podrás comenzar a implementar las tarjetas de diésel en tu flota. Asegúrate de educar a tus conductores sobre cómo usarlas y las políticas de tu empresa relacionadas con los gastos de combustible.

Monitorea y administra

Con las tarjetas de diésel en uso, podrás monitorear y administrar tus gastos de combustible a través de la plataforma del proveedor. Utiliza los informes y las funciones de análisis para identificar oportunidades de ahorro y mejorar la eficiencia de tu flota.

Recuerda que el soporte al cliente es un aspecto crucial a considerar al elegir un proveedor, y uno bueno te ofrecerá orientación en cada etapa del proceso, desde la solicitud hasta la implementación y más allá.

¿Se pueden deducir impuestos de las tarjetas de diésel?

Sabemos que para cualquier empresa, este es un gasto fuerte que siempre están buscando deducir, por lo que, si te estás preguntando si esto es posible con tarjetas de diésel, aquí te contamos todo.

Estos gastos, cuando están asociados con la operación de tu negocio, generalmente sí lo son.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que las reglas fiscales pueden variar dependiendo de tu ubicación y del tipo de negocio que operas, por lo que es recomendable consultar con un asesor fiscal profesional para asegurarte de que estás cumpliendo con todas las normativas aplicables.

En términos generales, aquí te explicamos cómo las tarjetas de diésel pueden ayudarte a deducir impuestos:

1. Proporcionan evidencia de gastos

Generan un registro detallado de cada transacción de combustible realizada, lo que proporciona una evidencia sólida y verificable de los gastos deducibles.

Esto es crucial cuando se trata de presentar una declaración de impuestos y, especialmente, en el caso de una auditoría fiscal.

2. Simplifican la contabilidad

Al registrar automáticamente cada transacción de combustible, las tarjetas de diésel eliminan la necesidad de guardar y organizar manualmente los recibos de combustible, simplificando enormemente los procesos contables y facilitando la tarea de preparar y presentar la declaración de impuestos.

3. Ofrecen informes personalizados

Te permiten generar informes personalizados que destacan los gastos deducibles, lo que vuelve más simple el proceso de preparación de la declaración. 

4. Permiten la integración con software contable

Algunas tarjetas de diésel se pueden integrar con sistemas de contabilidad existentes, lo que permite una transferencia automática de los datos de las transacciones deducibles al software de contabilidad, simplificando aún más el proceso. 

Deduce al 100% impuestos con Ticket Car® 

Te presentamos nuestro solución Ticket Car®, cuyos vales de gasolina pueden llevar la gestión de combustible y la deducción de impuestos de tu flota al siguiente nivel, pues al utilizarlo para tus gastos de combustible, puedes aprovechar una deducción del 100% en el ISR (Impuesto Sobre la Renta) y el IVA (Impuesto al Valor Agregado).

Esto puede representar un ahorro fiscal significativo para tu empresa, ayudándote a optimizar tus costos operativos e impulsar tu rentabilidad.

Además, Ticket Car® te ofrece una plataforma web en la que puedes administrar y visualizar tu operación, ya que te permite:

• Tener reportes de consumo y rendimiento de combustible.
• Habilitar/deshabilitar candados para definir el tipo de combustible.
• Definir la periodicidad de carga (por tiempo o kilometraje).
• Concentrar todo el consumo de combustible en una sola factura.

¡Contáctanos para obtener tus vales de gasolina y comienza a ahorrar costos!