Tipos de gastos en una empresa y cómo solventarlos

En una empresa hay diferentes tipos de gastos que, si no se controlan de manera adecuada, puede afectar el rendimiento y productividad. Sin importar el tamaño de la organización, es necesario monitorear los costos generados por el desarrollo de la actividad.

También, es crucial mantener el control de estos para conocer su impacto en la rentabilidad y así tomar decisiones informadas. Por ello, en este artículo te explicaremos los diferentes tipos de gastos de una empresa y cómo puedes empezar a solventarlos, además de otros aspectos importantes sobre ellos. 

¿Cuáles son los gastos generales de una empresa?

Los gastos generales de una empresa son cualquier salida de dinero ya sea en efectivo u otro medio de pago. Algunos vienen de la fabricación del producto o servicio que ofrece la compañía y otros son independientes a esta.

Esto quiere decir que no son costos directos de la producción, pero son esenciales para el correcto funcionamiento de la organización. Aquí entran los de áreas como administración,  logística, nóminas, entre otros, con excepción de los gastos de materia prima y materiales de fabricación.

Tipos de gastos en una empresa 

Hablemos ahora de los diferentes tipos de gastos que existen en una empresa para el  desarrollo de su actividad.

Gastos fijos

Los gastos fijos son los que se necesitan para la operación de la empresa, estos no cambian si el volumen de producción incrementa o disminuye. Por ejemplo, los sueldos, servicios como renta, agua, luz, etc.

Gastos variables 

Este tipo de gastos en una empresa dependen del volumen de los productos o servicios y sí varían dependiendo de la actividad diaria. Por ejemplo, un nuevo producto requiere de comprar más materia prima para crearlo.

Gastos imprevistos

Este tipo de gasto empresarial son aquellos que se presentan ante sucesos imprevistos que hayan causado una dificultad en la operación. Estos pueden ser: reparaciones, demanda y siniestros.

Te diremos ahora algunos de los ejemplos que abarcan estos 3 tipos de gastos de una empresa.

• Compra de material de oficina: estos pueden ser desde objetos de papelería hasta muebles.
• Alquileres: renta de locales, despachos o inmuebles.
• Marketing, publicidad y diseño: son todos aquellos relacionados con los servicios de promoción y comunicación.
• Gastos de viaje: este tipo de gastos de una empresa abarca hospedaje, transportación, alimentos, entre otros.
• Gastos financieros y administrativos: son todos los que tienen que ver con intereses, comisiones bancarias, descuentos, etc.
• Servicios: Todos los servicios como agua, internet, luz, gas, teléfono y otros.
• Servicios prestados: este tipo de gasto empresarial pueden ser las asesorías o consultorías contratadas externamente.
• Nóminas, salario y Seguro Social: gastos relacionados con los pagos y compensaciones de los empleados.
• Transportes y logística: gastos de movilidad de la empresa y sus colaboradores.

Cómo solventar los gastos de una empresa

Sin duda, es crucial saber gestionar y llevar un control meticuloso de los tipos de gastos en una empresa, para evitar que se vuelva un problema financiero.

Aquí te decimos 7 maneras en las que puedes solventar estos gastos:

1. Establecer un presupuesto

El primer paso es establecer un presupuesto que te ayude a recortar gastos innecesarios y que sea lo más realista posible. Esto es importante, ya que te ayuda a tomar mejores decisiones y análisis de resultados.

Este presupuesto debe incluir información de todos los gastos que identifiquen su origen y función y tener como objetivo una estrategia de planificación, revisión y control.

2. Invertir en tecnología y herramientas financieras

Hay que aprovechar las nuevas tecnologías que  facilitan y simplifican los procesos de pago de todo tipo de gastos de una empresa, es por eso que existen herramientas como las tarjetas empresariales, que hacen esta tarea más ágil y eficiente.

Por ejemplo, la tarjeta empresarial de Edenred cuenta con app y plataforma web donde puedes observar los movimientos de todos los gastos en tiempo real y en un solo lugar. Asimismo, los procesos de comprobación, deducción y contabilización se simplifican. 

3. Digitalizar los documentos

Volviendo al tema de la tecnología, deja atrás los procesos manuales y documentos  físicos como: facturas, recibos y gestiónalos con herramientas digitales como la plataforma web. Además, nuestra tarjeta cuenta con buzón inteligente donde puedes recibir todas tus facturas validadas automáticamente ante el SAT.

4. Evaluar los gastos

Es crucial al momento de gestionar los gastos en una empresa que estos sean evaluados y analizados exhaustivamente. Esto, para decidir cuáles son imprescindibles y cuáles no.  

5. Fomenta una cultura de ahorro

Tus empleados deben entender que generar ahorro en los gastos de una empresa es benéfico para todos, por ello, debemos fomentar esta cultura y crear consciencia de estos, para que aprendan de qué manera pueden reducirlos como el uso de papel, ahorro en luz, agua y teléfono.

6. Elabora una política de gastos

Toda empresa debe tener una política de gastos para solventarlos y todos los colaboradores deben conocerla. Estas van a ser las reglas para optimizar las finanzas del negocio y los límites de gasto. 

7. Revisar la estrategia 

Es importante revisar periódicamente la estrategia que establece los objetivos y metas de la empresa para comprobar que sea adecuada y óptima. En esta revisión, también te aconsejamos eliminar procesos improductivos..

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Estamos seguros de que con nuestra Tarjeta Empresarial Edenred podrás solventar de manera más efectiva todos los gastos en tu empresa. Estas te permitirán establecer controles de uso, obtener información detallada de los movimientos que hacen tus empleados, dispersar en línea y asignar recursos a cada una de ellas.

Te ayuda a controlar gastos como: caja chica, viáticos, pago de servicios, pago a proveedores y gastos de representación. Además, con su plataforma puedes digitalizar toda la operación y tener: transparencia en tus movimientos, realizar reportes en minutos, seguridad y control de tus recursos y mucho más.

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