Tipos de gastos que puedes facturar como gastos de la empresa

Las tarjetas empresariales se han convertido en una de las mejores herramientas de las compañías para tener una buena administración interna y control de gastos.

Dentro de este producto, existen muchas dudas sobre los tipos de gastos que los colaboradores pueden facturar a nombre de la empresa, por eso decidimos escribir este contenido para ayudarte.

Si quieres saber qué tipo de gastos se pueden facturar y por qué es importante hacerlo, quédate con nosotros.

¿Por qué es importante facturar para las empresas?

Conocer los tipos de gastos empresariales que puedes facturar es clave, pues trae múltiples beneficios para las compañías. 

Algunos de los más importantes son:

1. Obtener saldo a favor o deducir impuestos

Al facturar los gastos recurrentes y reportarlos ante el SAT, muchos de ellos pueden hacerse deducibles, lo que significa generar ahorros en la contabilidad de la empresa al solicitar todas las facturas por las compras realizadas.

2. Mejor control de gastos

Otro beneficio es el control de gastos, ya que contar con las facturas de cada gasto realizado te ayudará a conocer el total de gastos y saber a detalle cuáles son las compras recurrentes, permitiéndote tomar mejores decisiones respecto a la contabilidad.

3. Comprobar gastos

La factura electrónica es un documento útil para comprobar todos los gastos ante el SAT, por lo que es recomendable solicitar facturas lo antes posible para evitar inconvenientes en los ingresos, gastos y declaraciones.

¿Qué se puede facturar como gasto empresarial?

Los tipos de gastos empresariales dependen de las políticas y operación de cada empresa. 

Sin embargo, estos son los conceptos que aplican por ley para todas las empresas.

1. Gastos de viaje

Los gastos de viaje son aquellos que el empleador debe cubrir cuando sus empleados realizan alguna actividad o función laboral en un sitio distinto al lugar donde reside la empresa en un rango mayor a 50 km.

Aquí se incluyen boletos  de avión, hoteles, alquiler de coches y comidas mientras se viaja por trabajo. 

Es importante asegurarse de que este tipo de gastos para facturar sean razonables y necesarios para el viaje de negocios. La empresa debe tener políticas específicas sobre los límites y los proveedores de servicios que se pueden utilizar.

2. Gastos de suministro y material de oficina

Este tipo de gastos para facturar sirve para cubrir todo lo relacionado con el trabajo del día a día de los colaboradores.

Algunos ejemplos de estos son papel, tinta de impresora, mobiliario de oficina, bolígrafos, entre otros. 

Todos son necesarios para mantener el funcionamiento de una compañía y pueden variar dependiendo del tipo de negocio.

3. Gastos de telecomunicaciones

Incluyen facturas de teléfono, servicios de internet, correo electrónico, videoconferencias y cualquier otro servicio necesario para el trabajo. Los conceptos pueden variar según el tipo de negocio y la necesidad de comunicación. 

Por ejemplo, una empresa de marketing puede requerir internet de alta velocidad para realizar sus tareas de manera eficiente, mientras que una empresa de construcción puede necesitar servicios de telefonía fija y móvil para coordinar a su personal en diferentes ubicaciones.

Es importante destacar que los gastos de telecomunicaciones pueden ser significativos para una empresa, por lo que es necesario establecer políticas claras sobre su uso y monitorear su consumo para evitar excesos en el gasto. 

4. Gastos por servicios profesionales

Este tipo de gastos para facturar incluye todo lo relacionado con la contratación de servicios profesionales o actividades empresariales.

Algunos ejemplos son diseño gráfico, publicidad en línea, material promocional, entre otros. Es importante tener en cuenta que estos gastos deben ser necesarios para la promoción de los productos o servicios de la empresa.

También se pueden considerar los gastos de capacitación y desarrollo profesional, como cursos de formación y conferencias. 

5. Activos fijos

Los activos fijos incluyen equipo de oficina, cómputo, automóviles, gastos y erogaciones que se realizan.

Cualquier adquisición de materiales que sirvan para que la empresa funcione y opera entra bajo este concepto y también es importante facturarlo. 

6. Gastos de representación

Estos suelen confundirse con los de viáticos o los gastos de viaje, pero se distinguen porque hacen referencia a las actividades laborales que se realizan con clientes a nombre de la empresa.

Una diferencia entre estos dos tipos de gastos para facturar es que los de representación aplican cuando no se recorren distancias de más de 50 km desde el sitio de trabajo hasta el destino del evento. 

Algunos ejemplos son cenas de negocios, eventos, algún seminario o curso, entre otros. 

7. Combustible

Muchas empresas suelen manejar flotillas de autos o brindar opciones de movilidad para sus colaboradores. Por eso, este es otro tipo de gasto para facturar de las compañías. 

Lo mejor es que es posible deducir impuestos hasta en un 100% si el proceso de compra de combustible se hace por medio de monederos o tarjetas empresariales.

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