Tips para el control de viáticos en tu empresa

Una política de control de viáticos es fundamental para realizar labores relacionadas con la promoción y el crecimiento de la empresa. De no contar con una se puede correr el riesgo de tener una fuga de dinero considerable.

De hecho, alrededor del 38% de los gastos por viáticos no se comprueban, es decir, por cada 100 pesos, hay 38 sin registro. No es una cifra menor ya que las empresas llegan a gastar en viáticos hasta 70% del total que dispersan en las tarjetas cuando se trata de un viaje o en un mes con mucha actividad; esta cifra puede ir desde los $10,000 pesos por un viaje de tres días, hasta $100,000 pesos por actividades de un mes.

Incluso, en empresas grandes, el gasto de representación puede llegar a ser hasta de $400,000 pesos en un mes. Por ejemplo, durante el pasado Mundial de Rusia 2018 algunas empresas gastaron entre $96,000 y $860,000 pesos en consumos para viajes empresariales, según Eduardo Zetina, director comercial de Edenred México.

Errores comunes en el control de viáticos

Uno de los principales problemas para controlar este tipo de gastos es que algunas empresas terminan pagando gastos personales de sus colaboradores sin que lo sepan; este error se debe a que pagan los viáticos en efectivo y no existe un control, por lo que no hay forma de comprobar que se haya destinado a un fin estrictamente laboral.                         

Otro error es que las empresas llegan a depositar el dinero en una tarjeta de nómina, ignorando que, luego de la última reforma fiscal, si el patrón deposita en una cuenta de nómina puede darse una agravante fiscal por depósitos adicionales que no corresponden a la nómina. 

Cómo tener un control de viáticos

Para la gestión de gastos es importante que las compañías definan el objetivo del viaje, su política de consumo y sobre todo cuál es el límite que los empleados pueden disponer en efectivo.

Para cumplir con las metas fijadas para cada viaje de trabajo y tener un mejor control de gastos considera los siguientes puntos: 

• Utiliza un sistema de pago de tarjetas para facilitar el control de viáticos.
• Divide el presupuesto de viáticos del sueldo de tu empleado.
• No utilices tarjetas de crédito para controlar los gastos.

Utiliza tarjetas corporativas para el control de viajes

Para que la empresa no termine cubriendo los gastos personales de los empleados, es importante que cuentes con un método de control de gastos que te permita conocer con exactitud en qué, cuándo y dónde se gastó el presupuesto destinado como una tarjeta de viáticos. 

Con un sistema de pagos de tarjetas evitarás que tus empleados hagan pagos en efectivo, al tiempo que facilitarás la comprobación de gastos que se hayan destinado a fines laborales.

Otras ventajas de utilizar una tarjeta corporativa de control de viáticos: 

• Ahorrar gastos particulares en tu empresa.
• Separar los gastos personales de los profesionales.
• Llevar registros a detalle de cada operación.
• Evitar depositar a la nómina del empleado.
• No utilizar el dinero personal de tus colaboradores.

Separa el presupuesto de viáticos del sueldo de tu empleado

Incluir los viáticos dentro de la nómina puede traer problemas ante el SAT para tu colaborador, pues parecerá que está gastando más dinero del que realmente percibe.

Esta buena práctica evitará que se hagan gastos personales y que enfrenten problemas al declarar sus impuestos por discrepancia fiscal. 

No utilices tarjetas de crédito

Esto puede resultar contraproducente si la empresa no realiza los pagos en tiempo y forma para saldar los gastos efectuados. Asimismo, podría afectar al buró de crédito de tu empleado pues, aunque se trate de una tarjeta empresarial, el responsable es quien la usa, es decir, el colaborador. 

La atención a estos detalles hace necesario tener soportes de servicio que brinden, tanto a la empresa como a los empleados, la oportunidad de tener un control más fácil y accesible a los consumos que están realizando. Poner a su disponibilidad una plataforma web, un portal para usuarios y tener las tarjetas son herramientas que hacen más eficiente cualquier viaje para llevar un control óptimo.

Un ejemplo es Empresarial Edenred que tiene disponible una plataforma web y un portal para usuarios que hace más rápida y sencilla la comprobación de gastos. Contáctanos y consulta esta solución empresarial, la cual puede ajustarse a las necesidades de tu compañía.