Cómo funcionan las tarjetas de viáticos

La gestión eficiente de los recursos es un pilar fundamental en cualquier empresa, entre estos, se encuentran los gastos de viaje, los cuales juegan un papel crucial, y para su correcta administración las tarjetas de viáticos son una excelente opción.

Su buen control depende de aspectos clave como la motivación laboral y, en última instancia, el rendimiento general del negocio. Así que, si no cuentas con una estrategia efectiva para gestionar estos gastos, es posible que te encuentres con problemas significativos.

¿Quieres saber cómo funcionan las tarjetas de viáticos? Aquí te contamos.

¿Qué son las tarjetas de viáticos?

Las tarjetas de viáticos son herramientas financieras que facilitan la gestión de los gastos de viaje y representación de los empleados. Estas ofrecen una solución eficaz a los problemas que pueden surgir al tratar de controlar estos recursos de manera manual. 

Cómo funcionan las tarjetas de viáticos

El principal propósito de las tarjetas de viáticos es ofrecer una solución a los desafíos que las empresas a menudo enfrentan al administrar los gastos de viaje de los empleados.

Estos pueden variar desde la pérdida de recibos hasta el reembolso tardío del dinero, pasando por la dificultad para rastrear y controlarlos. Cada uno de estos problemas puede generar fricción y descontento entre los trabajadores, llevando a una disminución en la motivación y productividad.

Las tarjetas de viáticos solucionan estos problemas de diferentes formas, como:

Primero, al eliminar la necesidad de que los empleados paguen de su bolsillo y luego esperen el reembolso, lo que reduce el riesgo de fricción y aumenta la satisfacción del empleado.

Segundo, al registrar automáticamente cada transacción, facilitan el seguimiento de los gastos de viáticos, eliminando la necesidad de guardar y procesar recibos físicos para la facturación de gastos y ahorrando tiempo tanto a los empleados como al equipo financiero de la empresa.

Finalmente, al proporcionar un medio de pago aceptado en una amplia variedad de establecimientos, las tarjetas de viáticos ofrecen una mayor flexibilidad y comodidad a los colaboradores, quienes ya no necesitan preocuparse por llevar suficiente efectivo o por encontrar comercios que acepten su forma de pago. 

Beneficios de las tarjetas de viáticos

Las tarjetas de viáticos son más que un simple medio para pagar; se trata de un verdadero aliado para las empresas y sus empleados, aportando una serie de beneficios, como:

Motivación laboral

Reducen el estrés y la incertidumbre asociados a los viajes de negocios.

Esto puede conducir a un mayor compromiso y satisfacción del equipo de trabajo, lo que también tiene un impacto en su rendimiento.

Eficiencia operativa

Al simplificar la gestión de viáticos, estas tarjetas ayudan a ahorrar tiempo y recursos que, de otro modo, se gastarían en tareas administrativas relacionadas con reembolsos. Esto permite al equipo financiero concentrarse en tareas más estratégicas y de mayor valor para la empresa.

Control financiero

Gracias a la recopilación automática de datos puedes obtener una visión clara y precisa de cómo se están utilizando los fondos de viáticos, lo que te permite tomar decisiones informadas, establecer políticas de gastos más efectivas y anticipar posibles problemas.

Deducciones fiscales

En muchas jurisdicciones, los gastos de viaje y representación son deducibles de impuestos; sin embargo, para aprovechar esto, necesitas tener un registro detallado y preciso de todos los recursos.

Las tarjetas de viáticos hacen que la recopilación de estos datos sea simple, facilitando el proceso de declaración de impuestos y teniendo ahorros fiscales significativos para tu empresa.

Flexibilidad y conveniencia para los empleados

Este tipo de herramienta es aceptada en una amplia variedad de comercios, lo que proporciona a los empleados la flexibilidad que necesitan durante sus viajes de negocios. Además, como los gastos se registran automáticamente, no tienen que preocuparse por guardar recibos.

Empresarial Edenred: Una solución eficiente para los viáticos de tus empleados 

Una opción destacada en el mercado es: la Tarjeta Empresarial Edenred, que es reconocida por su facilidad de uso y su amplia aceptación en comercios de todo tipo. Tiene un conjunto de características diseñadas para maximizar la eficiencia, transparencia y comodidad de la gestión de viáticos.

Simplifica el proceso de asignación de fondos a los empleados, eliminando lo tedioso de los reembolsos y los procedimientos administrativos complicados. Además, con su plataforma web, facilita el manejo de las tarjetas, la asignación de saldos y la revisión de gastos.

En términos de transparencia y control, los detalles de cada gasto se registran, permitiendo tener una visión clara de cómo se utilizan los recursos. Sin duda, este monitoreo se refuerza aún más con la capacidad de establecer límites de dinero.

Por último, la Tarjeta Empresarial Edenred facilita la gestión de los aspectos fiscales de los gastos de viáticos, ya que puedes recopilar y validar las facturas de manera automática ante el SAT. 

Conclusión

Las tarjetas de viáticos pueden proporcionar una solución efectiva para simplificar los procesos, mejorar la transparencia y el control de los gastos, aumentar la satisfacción de los empleados y optimizar la eficiencia operativa.

Si te has sentido identificado con los desafíos que hemos descrito y crees que una tarjeta de viáticos podría ser la solución que estás buscando, te invitamos a conocer más sobre nuestra Tarjeta Empresarial Edenred.

Por supuesto, la elección de la herramienta correcta siempre debe basarse en tus necesidades y circunstancias específicas. Así que, si estás listo para explorar cómo una tarjeta de viáticos puede beneficiar a tu empresa, ¿por qué no hablar con un experto? El equipo de Edenred está siempre dispuesto a ayudarte.

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