Comprobante de gastos: cómo gestionar los gastos empresariales

La salud financiera de una empresa es un punto vital para el camino hacia el éxito de la misma, por lo que mantener un adecuado control de los gastos empresariales es una prioridad dentro de la gestión de cualquier negocio, sin importar su tamaño, y una excelente manera de cuidar de este detalle es mediante el comprobante de gastos. 

En este artículo abordaremos qué es un comprobante de gastos, los tipos de gastos que pueden existir dentro de una empresa, así como la mejor manera de gestionar todo tipo de salida o entrada de dinero en una organización, y finalmente, servicios que ayudan a eficientar este proceso.

¿Qué es un comprobante de gastos?

El comprobante de gastos es un documento que permite la revisión de cualquier tipo de gasto que se ha realizado para o dentro de una organización, ya sea el caso de un colaborador que ha destinado parte del dinero para la adquisición de algún producto que vincula ambas partes, o para registrar los movimientos de gastos de la empresa.

Entre las acciones financieras que puede tener una empresa, se encuentran los gastos al interior o exterior del negocio, las transacciones comerciales, los diferentes tipos de pagos como nóminas, prestaciones superiores a la ley, anticipos, facturas aprobadas, entre otras. 

El comprobante de gastos de los empleados tiende a estar relacionado con los viáticos o pagos de diferentes servicios para llevar a cabo sus actividades laborales, como podría ser gasolina, transporte, hospedaje, comida o artículos necesarios para el trabajador.

Es muy importante contar con una adecuada gestión de los gastos empresariales dentro de una organización, por lo que el comprobante de gastos juega un papel clave al momento de llevar a cabo el recuento de las cifras de salida y entrada para el desarrollo de mejores estrategias, con el fin de optimizar el manejo de recursos.

Por ello, si un colaborador realiza un gasto, debe presentar el comprobante para que la empresa pueda elaborar un análisis y conocer si se le está dando el uso adecuado al capital de una empresa o el dinero se está utilizando fuera de las reglas del negocio.

Tipos de gastos en una empresa

Existen diversos tipos de gastos que se pueden registrar o analizar dentro de un comprobante de gastos. A continuación, te los explico.

1. Gastos directos

Los gastos directos son aquellos que están relacionados con la producción, es decir, incluyen todo lo que tiene que ver con la elaboración o la prestación del servicio que esté brindando la organización.

El comprobante de gastos que se desarrolla a partir de este tipo puede incluir el costo de toda la materia prima que se requiere o el costo del equipo de trabajo que hace posible el funcionamiento de una compañía. 

2. Gastos indirectos

En segundo lugar, se encuentran los conocidos como gastos generales, que si bien son necesarios para la producción de los artículos o de los servicios, no permiten el inicio de las actividades laborales o la optimización de las mismas. 

Dentro del comprobante de gastos se puede incluir el costo de las tareas de administración, el costo de la comercialización de los bienes o servicios o, incluso, lo que se gasta durante una venta.

Es muy importante llevar a cabo un registro puntual de este tipo de gastos, ya que suele ocurrir que no se toman en consideración con puntualidad, lo que deriva en problemas financieros a futuro para una empresa.

3. Gastos fijos

En tercer lugar, se encuentran los llamados gastos fijos, que es toda la salida de dinero de forma constante y que no se ven alterados por terceros, como podría ser la cantidad de clientes o los niveles de producción que se tienen en ciertos momentos del ciclo anual financiero.

Este tipo de gastos se genera por la existencia de la propia empresa y comprende los gastos por alquiler, los pagos de impuestos, las facturas de servicios y algunos de los departamentos que permiten el desarrollo de un negocio.

Tener presente un comprobante de gastos fijos es muy importante, ya que se pueden gestionar de mejor manera los recursos y se tiene conocimiento sobre el dinero que se está destinando para cada una de las situaciones.

4. Gastos variables

Finalmente, tenemos los gastos variables, que son los pagos que dependen de múltiples factores, por lo que es posible que en cada empresa se tengan cuentas muy diferentes al final de una revisión financiera.

Aunque existe un sinfín de gastos variables, los que deben estar registrados en el comprobante de gastos son los que involucran el coste del personal de una empresa, así como las materias primas que se ocupan para la elaboración de un producto o, incluso, algunos impuestos específicos.

Este tipo de gastos depende, en gran medida, del tamaño y de la actividad que se encuentra teniendo una empresa, por lo que a mayor nivel, más cuidado se debe tener en la gestión de gastos.

Gastos más comunes en una empresa

Sin importar el tipo de empresa, existen algunos gastos que son comunes; entre ellos, se encuentran los siguientes:

• Materiales de oficina
• Renta de inmuebles
• Gastos de marketing, publicidad y diseño
• Gastos de viaje
• Gastos administrativos
• Pago de servicios como internet, electricidad, agua, teléfono, entre otros
• Gastos de mantenimiento
• Salarios, seguro social, vales de despensa, vales de gasolina, entre otros
• Gastos de transporte
• Caja chica
• Pagos a proveedores

¿Para qué sirve un comprobante de gastos?

El comprobante de gastos permite analizar con detalle cada uno de los gastos que hay dentro de una empresa, ya sea para adquirir elementos para su funcionamiento o para llevar un registro del dinero empleado por los colaboradores en relación con sus actividades laborales. 

Este tipo de herramienta ayuda a conocer todos los gastos que se gestaron y que deben ser cubiertos por la empresa, para que en los casos específicos, se otorgue un reembolso al empleado.

Esto es importante porque existen muchas empresas que únicamente se rigen bajo el concepto de comprobación de gastos y reembolso de los mismos.

El comprobante de gastos es un modo de verificar que cada uno de los movimientos financieros está respaldado por la relación de trabajo que se mantiene con la empresa, para tener cuentas claras con respecto de cualquier actividad financiera.

¿Cómo gestionar los gastos empresariales?

Aunque hasta el momento una de las formas más comunes de llevar a cabo la gestión de gastos de una empresa es mediante archivos Excel, que son hechos por la persona encargada de revisar cada comprobante de gastos, este método poco a poco pierde terreno dentro del desarrollo de una empresa. 

Para mejorar la forma en que se gestionan y cuidan los gastos empresariales, es necesario emplear soluciones que estén a la vanguardia, como el uso de software o mediante la opción que tienen algunas empresas, como Edenred, de brindar servicios empresariales que se pueden facilitar mediante el uso de tarjetas para negocios.

Este tipo de servicios permite la automatización y digitalización de cualquier comprobante de gastos para eficientar todo el proceso, ya que a través de estos, se puede administrar cada uno de los pagos por medio de plataformas web o apps de celular.

Incluso, en algunas ocasiones, como en el ejemplo anterior, se brindan tarjetas con sello Mastercard para llevar a cabo compras en miles de establecimientos.

Asimismo, apostar por un servicio empresarial de terceros que esté completo permite llevar un mejor control de cada gasto. Y tiene aún más beneficios si se usan activos como caja chica, pagos a proveedores, los viáticos para empleados o el pago de servicios.

¿Por qué apostar por la digitalización de los gastos empresariales?

Como se ha referido, una empresa puede entorpecer la gestión de los gastos empresariales si no apuesta por la digitalización o automatización de este tipo de actividades, ya que los procesos manuales son lentos y puede haber errores en las cuentas.

Por ello, es importante que, sin importar el tipo de negocio, se busquen procesos automatizados para eficientar las actividades de gestión de gastos empresariales, y no dejar de lado la posibilidad de ofrecer mejores herramientas para los empleados a través de servicios de compañías expertas en el manejo empresarial de cada comprobante de gastos.

Ventajas de la digitalización de gastos empresariales

Además de la mejora en optimización y eficiencia al momento de registrar cada uno de los comprobantes de gastos dentro de una empresa, optar por las opciones digitales para gestionar los gastos empresariales tiene múltiples beneficios, entre los que se encuentran los siguientes.

1. Menores niveles de estrés

Llevar el registro y análisis de cada comprobante de gastos de forma tradicional puede ser muy estresante para las personas a cargo. Con la opción digital, es posible reducir estos niveles, ya que únicamente se tiene que descargar los informes de gastos desde la aplicación que brinda el servicio.

De esta forma, se tiene acceso a cada una de las salidas de dinero y el uso que se le está dando, para poder tener una gestión eficiente de manera mucho más sencilla.

2. Control de gastos efectivo

La gestión de gastos empresariales tiene que contemplar cada uno de los gastos que se están llevando a cabo, incluso, aquellos que parecen ser mínimos o no importantes, y gracias a la digitalización de estas herramientas, se puede localizar fácilmente si existe algún pago que está siendo innecesario para corregir el problema.

3. Historial de gastos

Se tiene, además del control, un historial de todo lo que se ha gastado a lo largo de un ciclo de trabajo, por lo que es posible revisar con detenimiento cada uno de los movimientos que han hecho los empleados, lo que permite que las personas encargadas de revisar la contabilidad tengan toda la información en un mismo lugar.

4. Elimina errores por pérdida de comprobantes

Otro de los beneficios más importantes es que no depende de la buena suerte para que los archivos siempre estén al alcance de los responsables de la gestión de gastos empresariales.

Con la digitalización, se elimina la posibilidad de que se pueda perder un ticket o un comprobante de gastos, lo que representa un problema para los negocios.

5. Di adiós a los tickets

Con la apuesta por la digitalización de los gastos empresariales se tiene mejor control, se eliminan errores por pérdida y ya no es necesario guardar los tickets, ya que las aplicaciones a través del uso de una tarjeta registran estos movimientos y no es necesario preocuparse por nada más. 

Digitalización para hacer crecer tu empresa

Para optimizar y hacer más eficiente las tareas de gestión empresarial, es necesaria la digitalización de estos procesos, y empresas como Edenred ofrecen soluciones que se ajustan a las necesidades de un negocio, para llevar un mejor control de gastos y optimizar las finanzas de cualquier negocio.

Con la opción de Empresarial Edenred se puede tener un control completo de todos los gastos que se deban realizar como caja chica, los viáticos de los empleados, los pagos a proveedores, el pago de servicios, entre otros, y llevar un registro perfecto de cada movimiento, para que no exista ningún tipo de problema al revisar cada comprobante de gastos.