Presupuesto de caja: qué es y cómo elaborarlo

El presupuesto de caja es la forma ideal de maximizar los recursos de la empresa, tanto de las pérdidas como de las ganancias, para mejorar su administración y gestión de gastos.

Si buscas que tu empresa crezca y prospere de la mejor forma, aquí haremos un recorrido sobre qué es un presupuesto de caja, cómo elaborarlo y los beneficios que trae cuando se aplica.

¿Qué es el presupuesto de caja?

El presupuesto de caja es una herramienta financiera que busca pronosticar todos los ingresos y egresos de dinero de un negocio dentro de un tiempo determinado. De esta manera, se optimizan la administración empresarial y la gestión de gastos.

También permite al gerente financiero identificar cuáles son las necesidades y oportunidades financieras en el futuro inmediato. El resultado de esta herramienta es un pronóstico de los excedentes y pérdidas de efectivo.

Si el flujo de dinero es negativo, quiere decir que los egresos están por encima de los ingresos. Por lo que, si el flujo de dinero es positivo, los ingresos son mayores que los egresos. 

¿Para qué sirve el presupuesto de caja?

El presupuesto de caja permite que las empresas atiendan sus necesidades a corto plazo. Si existe un déficit de caja, la compañía puede plantearse buscar financiamiento, mientras que si existe un excedente de dinero, el negocio puede decidir invertirlo.

Asimismo, es crucial disponer oportunamente de la información sobre el flujo de efectivo para que el gerente pueda actuar y ejercer una adecuada administración de la liquidez y prevenir serios problemas, como la quiebra, en escenarios más alarmantes.

Al mantener un seguimiento diario sobre las finanzas de la empresa, se puede saber si los resultados obtenidos son los esperados. De no ser el caso, se puede reaccionar y corregir a tiempo el trayecto.

En ese sentido, el presupuesto de caja nos ayuda a detectar qué está generando pérdidas y cuáles son los obstáculos que evitan que lleguemos al objetivo propuesto. Por lo tanto, un reporte negativo ayudará a tomar acciones para mejorar los resultados.

Por otra parte, un reporte positivo generará más confianza entre acreedores o inversionistas para continuar destinando recursos al proyecto o para otorgar facilidades de crédito.

Bueno o malo, ambos permiten tomar decisiones sobre el futuro de la empresa.

Estructura del presupuesto de caja

La estructura de un presupuesto de caja radica en la identificación y documentación efectiva de los ingresos y egresos de un negocio, ya sean ingresos por ventas o por el pago de cuentas.

Para realizar exitosamente un presupuesto de caja, es importante considerar los siguientes puntos:

• Estimación de los pagos de proveedores y acreedores
• Proyección de ventas del negocio
• Fijación de ingresos mínimos que aseguren el correcto funcionamiento de la empresa

Una vez considerados estos puntos, se puede desarrollar un presupuesto de caja. A su vez, estos datos tienen que estar al día; de lo contrario, es prácticamente imposible hacer el presupuesto.

En un presupuesto de caja, no se emplean términos como “ganancias” o “pérdidas'', ya que el proceso no tiene nada que ver con los resultados. 

Importancia del presupuesto de caja

De acuerdo con la Corporación Interamericana de Inversiones (CII), la importancia de hacer un presupuesto de caja radica en la capacidad de anticipar cualquier falta de efectivo, crear una base sólida para demostrar requerimientos de créditos y, de contar con varios saldos acumulados, poder emplearlos para la inversión de capital.

Las empresas necesitan contar con un presupuesto de caja debido a la dificultad de mantener sincronizados los ingresos y egresos de efectivo de caja. Precisamente para empezar la elaboración de presupuesto de caja, es indispensable tener estos datos: entradas y salidas de efectivo de la compañía. 

Esta información se encuentra en los registros del departamento de contabilidad de la empresa y, una vez en la mano, hay que ordenar los saldos y planificar los flujos de caja de los próximos meses.

Objetivos de un presupuesto de caja

Contar con un presupuesto de caja ayuda en muchos aspectos, como:

• Conocer con tiempo el déficit y superávit de efectivo.
• Saber el comportamiento del flujo de ingresos, egresos, inversión y financiación a corto plazo e implementar un control permanente. 
• Evaluar si las inversiones en títulos, valores y otros documentos negociables brindan la alternativa de preservar el poder adquisitivo del dinero. Además, si existe sobreinversión o subinversión.

El presupuesto de caja tiene conexión directa con los activos y pasivos corrientes, mismos que ayudan a calcular la liquidez de la empresa. Por esta razón, es vital alcanzar los objetivos mencionados. 

¿Cómo calcular un presupuesto de caja?

Para empezar el cálculo se necesitan los datos mensuales del saldo inicial, ingresos y egresos. Estos datos determinarán el flujo de caja, que refleja los valores del saldo de caja mensual o el dinero sobrante. 

Dentro de las operaciones de la empresa, es probable que existan periodos de días o semanas que muestren una escasez de liquidez. Estos deben ser circunstanciales y temporales; no estructurales.

Una vez hecho el informe, también se debe considerar el saldo de cuenta bancaria, efectivo menor y otras cuentas.  

Beneficios de un presupuesto de caja

1. El presupuesto de caja ayuda al empresario

Permite planificar actividades para un año, evaluar la capacidad de la empresa de generar efectivo y la necesidad de liquidez. Esto contribuye a tomar decisiones razonables y con criterio. 

2. Permite controlar permanente y eficientemente la situación financiera de la empresa

Esto se logra durante la ejecución de actividades del plan, comparándose las metas propuestas con los fondos recibidos y logrando una rentabilidad a sus socios.

3. Brinda margen de maniobrabilidad

Por ejemplo, si los ingresos recibidos son menores a lo presupuestado, como caída de precios o gastos no programados, permite reaccionar a la situación. Si los ingresos son mayores, da lugar a oportunidades de inversión.

Dicha información reduce la incertidumbre y respalda el proceso de toma de decisiones de la organización. 

Estrategias para la administración de presupuesto de caja

Existen cuatro estrategias para administrar de manera eficiente los recursos financieros, líquidos o efectivo disponible, considerando que estos se encuentran en el activo corriente del balance general de la empresa y que su disposición depende del grado de liquidez. 

1. Retrasar la cancelación de las cuentas por pagar 

Se trata de retrasar un poco, y dentro de los límites razonables, el pago de facturas de proveedores y de servicios sin dañar la posición crediticia, imagen y cumplimiento ante terceros de la empresa. 

Caso contrario, se debilitarían las relaciones, opciones futuras de financiamiento y causaría la suspensión de servicios, lo cual afectaría el desarrollo habitual de operaciones. Por este motivo, este apartado merece atención y planificación especial.

También hay que tener en cuenta las condiciones comerciales fijadas por algunos proveedores, que dan lugar a descuentos y rebajas de precios atractivos por pagos al contado o por pagar con antelación.

Si se analiza apropiadamente, se puede determinar si es más favorable retrasar el pago de estas obligaciones o pagar anticipadamente para sacarle provecho al descuento comercial. 

2. Utilizar el inventario lo más rápido posible

Para la empresa implica optimizar los procesos comerciales y ser más eficientes en las ventas. Esto beneficia directamente el presupuesto de efectivo, la liquidez, la posición de tesorería y la generación de resultados operacionales. 

Por otra parte, representa la probabilidad de reducir la inversión en gastos administrativos relacionados con el mantenimiento apropiado del inventario, así se evitan aumentos en el costo de arriendo de bodega, servicios de bodegaje, primas de seguros, sistemas de alarmas, contratación de personal de seguridad, etc.

La rapidez en la rotación de inventario se consigue acelerando la materia prima; por ejemplo, a través de técnicas más eficaces en el control del inventario.

Otro método es desacelerando el ciclo de producción, usando racionalmente la materia prima, la optimización de tiempo y movimientos, lo que se traduce en recortar la fase de producción.

Consecuentemente, la empresa produce de forma constante más productos terminados, lo que lleva a mejorar la rotación del inventario.

3. Apresurar el cobro de las cuentas que le deben a la empresa

Las cuentas por cobrar significan dinero para potenciales inversiones en activos adicionales. Hay que tener cuidado con cobros demasiado intensos, ya que dañaría la imagen con los clientes. 

Lo más conveniente sería emplear tácticas o descuentos que incentiven a los clientes a pagar con anticipación. Es fundamental que se analice si resulta oportuno en relación con la rentabilidad de la operación de este estilo. 

4. Establecer políticas para el flujo de caja

Es vital que exista claridad sobre la administración de caja: cuál es el saldo inicial, saldo mínimo y saldo deseado. De esta forma, se pueden establecer y definir acciones para un productivo manejo del efectivo.

Adicionalmente, esto permite que el dinero sobrante no se quede en caja, sino que la gerencia invierta eficazmente el remanente y financie, a costos razonables, el déficit de dinero.

Pasos para elaborar un presupuesto de caja

Si después de leer este post, estás convencido de que necesitas contar con un presupuesto de caja, te recomendamos seguir los siguientes pasos.

1. Consigue la herramienta adecuada

Excel es una buena herramienta para un presupuesto de caja. Sin embargo, es fundamental que, sin importar el software que se elija, en él podamos registrar las entradas y salidas de efectivo, que simplifique las operaciones y que reduzca los errores de cálculo que puedan aparecer.

Este proceso nos permitirá generar un estado de flujo de efectivo actualizado, lo que beneficiará a los contadores a la hora de analizar los datos y crear un presupuesto acertado.

Actualmente, existen herramientas digitales que te ayudan a controlar y gestionar mucho mejor el presupuesto de caja, reduciendo los procesos administrativos. Ahora te contamos de qué herramienta se trata.

2. Control de gastos

Existen empresas como Edenred que cuentan con métodos como tarjetas empresariales, que te permiten administrar y controlar los gastos dentro de tu organización.

Esto permite transparencia en los movimientos bancarios y elimina los riesgos de discrepancia fiscal.

3. Definir plazos y presupuesto

Los presupuestos de caja toman entre 6 y 12 meses de preparación, en el caso de los anuales, para poder recopilar toda la información necesaria, por lo que es importante establecer un plazo para esta actividad. 

Se deben fijar metas y, en algunos casos, será necesario saber con más frecuencia el flujo de caja para concretar si la periodicidad del presupuesto se hará semanal, mensual, trimestral, semestral o anual. 

4. Balance mínimo de efectivo

También se conoce como “colchón” y, para establecer su valor, se basará en la experiencia previa del negocio. Los registros contables mostrarán cuánto dinero ha requerido la empresa para atender situaciones inesperadas.

El balance mínimo de efectivo o colchón podría fluctuar tanto en temporada alta como en temporada baja.

5. Previsión de ventas

Es imprescindible saber los ingresos que se esperan generar en el lapso de un mes, teniendo en cuenta que muchas veces las ventas dependen de la situación del mercado, además de nuevos clientes. 

Las empresas también deben predecir la demanda de productos basados en antecedentes y las tendencias del mercado.

6. Previsión de ingresos de efectivo

Esto incluye todas las ventas proyectadas, ya sean ventas pagadas en efectivo mediante tarjetas de crédito, débito o pagarés, como las ventas pagadas en crédito. 

Si la empresa ofrece planes de pago a los clientes, los pagos podrían efectuarse el siguiente mes, y estos deben estar previstos.

Es indispensable contabilizar todo y así evitar un descontrol y discrepancias entre las facturas de venta y el flujo real de dinero. 

7. Previsión de salidas de efectivo

Aquí se deben registrar todas las obligaciones financieras que debe cumplir periódicamente la empresa. Gastos como el aumento de personal o nuevos equipos. Todos los egresos deben estar programados en el mes correcto.  

Estos son algunos de los egresos esenciales en una empresa:

• Nómina
• Alquiler y servicios
• Reparación y mantenimiento de equipos
• Pagos de impuestos
• Pagos de préstamos
• Seguros
• Adquisiciones
• Compras
• Publicidad

8. Saldo final

Para finalizar, se calculan todos los ingresos versus todos los egresos. La diferencia entre ambos, nos dará como resultado el saldo final del flujo de efectivo. A final de cada mes, sabremos la disponibilidad presupuestaria.

Principios para la administración de caja eficiente

Los principios pretenden lograr un equilibrio entre los ingresos y egresos de dinero. 

De esta forma, la empresa puede sacar el máximo provecho en pagos, control y comprobación de las compras empresariales de forma eficaz y reduciendo los procesos administrativos. 

Primer principio:

Aumentar las entradas de efectivo cuando sea posible

• Incrementar las ventas
• Elevar el precio de las ventas
• Impulsar las ventas con mayor margen de contribución
• Eliminar los descuentos

Segundo principio

Acelerar las entradas de efectivo cuando sea posible

• Incrementar las ventas al contado
• Pedir anticipos a los clientes
• Acortar los plazos de los créditos

Tercer principio

Disminuir las salidas de efectivo cuando sea posible

• Negociar mejores condiciones con los proveedores
• Minimizar los desperdicios de producción

Cuarto principio

Demorar las salidas de efectivo cuando sea posible

• Negociar los plazos más largos posibles con los proveedores
• Adquirir los productos o el inventario lo más pronto posible 

Gestiona el presupuesto de caja con Edenred

Con Edenred puedes elaborar un presupuesto de caja que te permitirá mantener un nivel adecuado de liquidez, cumplir con los compromisos y pagos de deudas a corto plazo.

Las empresas que administran correctamente sus finanzas, controlan y asignan recursos de forma adecuada. Para lograrlo, la información debe ser de calidad, precisa y actualizada. Edenred simplifica eficazmente este proceso.

La proyección financiera puede salvar a una empresa de cualquier crisis que se pueda presentar o, caso contrario, impulsarla para competir con las compañías más destacadas del mercado. 

Si tienes dudas, ¡escríbenos con confianza!